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Zoomミーティング中のチャット機能について、気をつけておきたい2~3のこと。

Zoomでは、オンライン会議中にテキストチャットを行うことができます。

チャットの開始方法はいたって簡単、ミーティングコントロールに並ぶボタンから「チャット」ボタンを押すだけです。チャットウィンドウが現れますので、そこでテキストチャットを入力・送信することができます。

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チャット機能の設定がオフになっている場合もありますので、その場合は「Zoomウェブポータル」( https://zoom.us/ )にログインして設定をオンに変更してください。

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■オンラインミーティング中にチャットを行うメリット
・出席者の出欠確認
・会議の司会から質問を投げかけて反応をみる
・決議をとる
・出席者から質問・疑問をもらう
・議題の参考としてURLを送る
・ファイルを添付して出席者に見てもらう

これらを見ていただいて分かるとおり、オンライン会議中のチャットは多岐にわたって非常に有用です。

しかし、そんなZoomチャット機能にも落とし穴があります。

それは、《チャットの発言履歴を削除できない》こと。Zoomは、いったんチャットに書き込んだ内容は消去できないという仕様になっているのです。

タイプミスしてしまった文を取り消せないというだけならべつにいいよ、と思われる方も多いかもしれません。
たしかにタイプミス程度だったら、出席者どうしが悪気のないミスについてお互いに寛容になればそれで済む話です。なんなら、そうした相互寛容性こそ、テキストベースのコミュニケーションを前提とする世の中において最重要なスキルかもしれません。ましてZoomのようなリモートミーティングツールは、テキストのタイプミスを動画でリアルタイムフォローすることだってできるのですから、そんなに重大なことではないともいえるでしょう。

しかし。
送ったテキストの内容が、以下の例のようだったとしたらどうでしょう?

・会議の内容についての不満、文句、愚痴
・会議と関係ないこそこそ話を、出席者のうち特定の誰かに送った
・会議と関係ない業務連絡を、出席者のうち特定の誰かに送った
・その業務連絡に営業秘密情報が含まれていた
・その他、不適切な情報全般

Zoomは、会議参加者全員宛てのチャットと、参加者のうち特定の誰かとのチャット(「プライベートチャット」)とを使い分けることができます。プライベートチャット機能を、上記のようなテキストを会議中に送る用途に使いたい…!とつい思ってしまったりは、しませんでしょうか? もし仮に不適切な情報を送信してしまった場合、その削除ができないのは大変リスキーです。さらに、会議参加者はチャットの履歴を各ローカルPCに保存できるのです(Zoom有料プランを利用していれば、クラウドにも直接保存できます)。

絶対しないとは言い切れないのであれば、プライベートチャットは使わないほうがよいのではないでしょうか。Zoomウェブポータル( https://zoom.us/ )で、会議参加者の権限を以下の選択肢から設定することができます。

参加者は次とチャット可能:
該当者なし
ホストのみ
全員をパブリックに
全員をパブリックおよびプライベートに

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