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素朴な疑問。Zoom「ブレイクアウトルーム」と「待機室」って違うの?

Zoomには「ブレイクアウトルーム」「待機室」という用語があります。
それぞれに「ルーム」「室」という言葉が入っているため、この二語が同じ意味なのだろうと思っている方が意外と少なくないのではないかと思うのですが、皆さんはいかがでしょうか?

結論からいうと、この二語は全然別の意味です。以下でそれぞれの用語解説をしましょう。



■「待機室」とは

「待機室」とは、オンライン会議室に入室する前に、参加者にいったん待ってもらうための部屋です。

Zoom待機室とは


「待機室」でミーティングの主催者(ホスト)から“ああ、この人はたしかに今日の会議の参加予定者だな”と一人ずつ認めてもらえたら入室できるのです。

Zoom待機室とは


何故そんなチェックが必要なのか、ごく最近オンラインミーティングを始めたという人は知らないかもしれませんね。新型コロナ禍によりリモート会議という新しいワークスタイルが広まり始め、そしてそのためのツールとしてZoomがにわかに脚光を浴びた2020年春頃、「Zoombombing」という造語が話題になりました。「Zoom」「bomb」「ing」に分解すると読みやすいでしょう。語義は、Zoom会議室にいきなり入室して不適切な映像を見せたり発言をしたりなどの嫌がらせ行為を行うこと。ZoomのミーティングIDは11桁の数字の羅列なので、もしそのZoomミーティングがパスワードや「待機室」設定をしていなかったら、そのミーティングに参加できてしまいます。当てずっぽうのミーティングIDではありますが、とにかく誰でもいいから不快な画像を見せつけたい、などの嫌がらせであれば十分用をなしてしまうのです。

こうしたZoombombing防止のために追加された機能の一つが「待機室」です。デフォルトでONになっているのにはそういう理由があるのですね。


■「ブレイクアウトルーム」とは

「ブレイクアウトルーム」は、オンラインミーティングの最中に、参加者達を少人数ごとに分ける機能です。

少人数に分けてどうするの? と思われるかもしれませんが、具体的な用途としては
・お隣さん同士で仲良くなるために自己紹介してください
・あなたがこのミーティングに期待していることを話してください
・あなたが普段のお仕事で課題だと感じていることを話してください
・課題を解決するためのアイディアを少人数で出し合ってください

などのグループセッション / グループディスカッション / グループワークが挙げられると思います。「ミーティング」というよりはどちらかというと「セミナー」「研修」「講演会」「授業」あたりをイメージしていただいたほうがいいかもしれませんね。

ブレイクアウトルームは最大で50部屋まで作ることができます。ここからも、大規模セミナーや大規模研修を想定していることが伝わりますね。

そういったリアルのセミナー / 研修の場を頭の中でイメージしていただけると分かりやすいと思うのですが、参加者がグループワークをしている間、講師って会場をゆっくり歩き廻って各グループのディスカッションが活発かどうかチェックしたり、そのグループからの質問を受け付けていたりしますよね? ミーティングの主催者は、あれと同じことをZoomブレイクアウトルームで実現できます。各ルームごとに「参加」リンクがありますので、それをクリックすることで各ルームを出入りすることが可能です。

Zoom別のブレイクアウトルームへの移動の仕方


また、その機能を使いこなすようになると、“主催者(ホスト)が自分一人だけではなかなか各ルームをじっくり見て廻れないなあ”と感じるかもしれません。そこで役立つのが「共同ホスト」機能です。各ブレイクアウトルームを自由に移動できるというホストの権限を信頼できる他者に分け与えることによって、各ルームのグループワークをじっくりケアできるようになります。詳しくは<こちら>をご覧ください。

ブレイクアウトルームのグループ分け(誰をどのルームに割り当てるか)はミーティング開始前に事前割り当てする方法とミーティング開始後に割り当てる方法とがあります。

(1)事前割り当てでは、ルーム名とメールアドレスで構成されたCSVファイルをアップロードするという方法もあります。

Zoomブレイクアウトルーム割り当てをCSVで事前に行う方法


いかにも大規模セミナー / 大規模研修といった感じですね。


(2)ミーティング開始後の割り当てでは、Zoomに自動的に参加者を均等割り当てさせることもできます。

Zoomブレイクアウトルームを自動で割り当てる方法


社内の会議だと、参加者のパーソナリティが分かっているだけについ
“あの人とあの人は普段から近しいから、敢えて一緒のルームにしなくてもいいかな”
“あの人は最近あの人と感情的な対立があるらしいんだよな、空気悪くなりそうだから今回は離しておくか”
など、いろいろ頭に浮かんでしまいそうですが、そうした懸案を自動均等割り当て機能で “えいや!” と一刀両断するのもいっそいい…のかもしれません。

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